各函授站点：
为切实提高继续教育的教学质量，维护我校办学品牌和声誉，遵循“回归常识、回归本分、回归初心、回归梦想”的理念，根据教育部《普通高等学校函授教育暂行工作条例》《关于高等学校以函授、夜大学方式举办本专科教育的意见》和湖南省《普通高等学校成人教育函授站设置及管理办法》等有关文件要求，我院研究决定，进一步规范我校函授站点办学行为，加强继续教育的教学管理工作。现就有关事项通知如下。
一、明确教学管理工作职责
我校继续教育的教学管理工作由教学管理科主导，各函授站点教学管理部门具体实施。
1.我校继续教育的教学管理工作由继续教育学院教学管理科归口负责，具体工作为：教学管理规章制度的起草制定、教学计划的制定与修订、专业教师的聘任及审核，网络教学平台的建设、管理及维护、考试的组织管理、成绩及学生档案管理、对函授站点教学管理工作的检查及督导等。
2.函授站点负责本站点所有湖南交通工程学院函授、业余学生的具体教学组织和实施。函授站点必须按照教学管理人员与学生1∶100的比例配备专职教学管理人员，组织学员报名注册、学习、考试。
二、加强教学场地及设施建设
各函授站点应能提供符合教学要求且固定的教学场地和其他教学条件。教学场地主要包括教室（每一百函授、业余学生须至少配备一间固定教室，单间教室容量不小于50人），计算机机房，举办有计算机相关专业或是有计算机上机课程的函授站点必须配置专门的计算机机房。实验、实习场地，对有实验或实习需求的理工科专业学生的站点须配备或有正式建立合作实验室或实习工厂。函授站点还应具备固定的办公场所及其相关配套设施。办公场所应包含站长室、财务室、招生办公室、教务办公室、教材室、会议室。所有办公场地，教学场所都必须环境良好，符合安全、消防、卫生等方面的要求。
三、切实加强教学过程管理
1.严格抓好教学组织工作。课程学习是教学管理工作的核心环节，必须抓紧抓实。函授、业余学生的课程学习有三种途径，一是集中面授。由函授站根据教学计划聘请具有资质的教师在指定的时间、地点进行集中面授。课程面授为每门课30学时，面授一天计10学时，每门课程集中面授时间为3天。网络教学平台没有视频课件的课程，函授站点必须组织集中面授。二是登录网络教学平台观看视频课件进行学习、作业及考试。三是关注微信公众号“湖南交通工程学院继续教育学院”，登录手机移动网校后开展学习。
学生登录网络教学平台观看视频课件、阶段测评等网上学习活动由教学平台统计并计入平时成绩，作为考核学生学业成绩的重要指标。平时成绩和课程考试成绩两者相结合为学生最终获得的课程成绩。学生未按规定要求完成网上学习、作业的课程，将不允许参加该门课程考试。
2.扎实做好教师选聘工作。我校选派的专业教师原则上从我校各专业对口院系聘请，力争做到“一二三四”原则，即正高、副高、中级、初级职称的教授占比分别为10%、20%、30%、40%。函授站点所聘面授教师采取就近聘请申报核准制度。所有函授站点所聘教师必须具备相关专业教师资格证书或是中级以上专业技术职称；函授站点必须先将所聘教师的资料报送至继续教育学院教学管理科，资格审核通过后方可上岗；所有通过资格审核的外聘教师必须与函授站点签订湖南交通工程学院外聘教师合同书一式三份，一份交学校教学管理科备案。
3.认真做好课程考试工作。学生课程考试分为学校统一考试和函授站点自主考试两种，每学期由学院教学管理科负责确定统考科目、参考专业、班级、学生。未确定为统考的课程由函授站点自主考试。
统一考试由我院教学管理科负责命题、制卷、评分，考试可采用网络在线考试或纸质试卷考试。网络在线考试试题从试题库随机抽取，学员可以集中或分散参考，但一旦进入系统考试试题不允许更改，而且学生必须考完才允许交卷。强行退出考试的以实际得分判定课程考试成绩。网络在线考试同一课程原则上只期末组考一次、第二学期开学时补考一次，毕业前补考一次。未按时参加考试者或三次考试均不及格者推迟毕业。纸质试卷统考由我校负责命题，函授站点负责组考、评分。
函授站自主考试由站点所聘任课教师命题，在课程学习结束后进行组考、评分，学院教学管理科负责随机巡考并检查监督。
4.规范做好毕业论文（设计）工作。所有专、本科毕业学生都必须参加毕业论文（设计）工作。所有本科学生必须参加本科毕业论文（设计）答辩。
毕业论文（设计）工作由学院教学管理科负责指导组织、各函授站点负责实施。各函授站点必须组成毕业论文（设计）工作领导组，并在毕业论文答辩完成后撰写本站点的毕业论文（设计）工作总结上交教学管理科。
毕业论文（设计）工作包括选聘论文指导教师、毕业论文（设计）开题、毕业论文（设计）指导修改、毕业论文（设计）答辩等四个环节，答辩完成后的论文电子版需上传到网络教学平台。
毕业论文成绩评定为优、良、中、及格、不及格五档，论文成绩为不及格的需要修改论文直至合格并进行补答辩。论文成绩计入学生个人成绩总表。
四、精心做好教材选用工作
1.继续教育学院各专业教材版本由各专业教师负责指定。教材的选用须坚持以质量为标准，鼓励优先选用国家级和省部级规划教材、教育主管部门或教学指导委员会推荐的教材。同等条件下，优先选用近3年内出版的新教材或修订版教材，并保证课程教材质量优良、难度适宜、紧跟经济社会发展步伐。
2.教材征订由函授站点根据本站各专业学生人数自行征订，教材费用由函授站点和学生据实结算，不得采购盗版教材，不得借机牟利。每学期教材征订、发放记录单必须存档以备查验。
五、重视做好档案管理工作
各函授站点在继续教育学院的指导下，加强档案管理工作。档案包含两种，一是教学管理档案，二是学生个人档案。
教学管理档案材料包含上级主管部门关于函授教育的各种文件，学校制定的各种规章制度、专业教学计划，函授站制定的内部管理制度、教材征订发放表、面授教学安排表、学生考勤签到表、学生考勤表、考试安排表、考试试卷、本科毕业论文等。教学管理档案必须符合“真实、及时、齐全、规范”的要求。各函授站点必须按年度分类整理归档保存各项教学文件及记录各项教学活动的原始材料。上级主管理部门发布的各项教学管理文件规章制度、函授站点制订的各类教学管理文件及内部管理制度保存期限为永久。学生试卷、面授教学安排表、学生考勤签到表、学生考勤表、考试安排表、学生毕业论文保存期限为三年。
学生个人档案包括录取通知书、湖南交通工程学院继续教育学院学生学籍表（一式两份）、学生个人成绩总表（一式两份）、毕业生登记表。学生个人档案资料由函授站点负责组织学生填写并收集。每年六月和十二月函授站点带齐以上学生个人材料到继续教育学院教学管理科制档。教学管理科将学生学籍表和学生个人成绩总表各一份交湖南交通工程学院档案馆永久保存，学生个人档案如有遗失错漏，可以根据湖南交通工程学院档案馆保存原始资料进行补办。如因函授站点未及时完整送交学生个人档案资料造成无法补办的，由函授站点承担全部责任。
六、认真开展检查督导工作
1.继续教育学院每年不定期对函授站点进行教学检查与督导。主要检查内容为：函授站点执行教学计划的情况、学生网络学习情况、面授课程的教学管理、教材征订发放、函授学生的考试管理、教学档案的归档整理、毕业论文（设计）组织管理工作。
2.继续教育学院每年举行一次教学检查工作总结会，总结教学管理工作经验，对教学管理组织优秀的函授站点进行通报表扬；对于教学组织不认真，教师资源匮乏，面授教学、学生网络学习不达标的站点下达整改通知书，整改仍不合格的，经继续教育学院研究决定上报学校可中止与该函授站点的合作。